Votre collègue a accès au dossier. Pourtant, elle vous appelle pendant votre congé : « Le certificat est arrivé? Qui devait rappeler le vendeur? » Les fichiers étaient partagés. Le prochain geste était resté dans votre tête.
Avec Meo, confiez le suivi à une personne et à une date, dans une tâche liée au client. Votre collègue retrouve la demande, les documents reçus et la discussion sur le travail à faire. Elle peut reprendre l’engagement pris auprès du client sans attendre votre retour.
Passez un engagement précis à votre relève
Dans cette transaction fictive, Nadia s’absente quelques jours. Elle attribue à Émilie une tâche liée au client, avec ce contexte :
Situation : certificat de localisation non reçu.
Envoi annoncé : lundi, par le vendeur.
Mardi, Émilie : vérifier la demande Meo. Si le certificat manque, joindre le vendeur.
S’il est reçu, noter la réception et aviser Marc pour la vérification du document.
Décision qui dépasse ce suivi : joindre Marc, le courtier disponible pendant l’absence.
Avant de partir, Nadia vérifie avec Émilie qu’elle peut ouvrir le dossier et la demande avec son propre compte.
Le vendeur sait aussi qui joindre
Nadia avise le vendeur qu’Émilie reprend le suivi du certificat pendant son absence et lui transmet ses coordonnées. Le vendeur sait à qui signaler un retard ou poser une question.
Au retour, retrouvez le résultat du suivi
Mardi, Émilie ouvre la demande. Dans cet exemple, le certificat a été déposé. Elle retrouve le fichier dans le dossier client, avise Marc qu’il est prêt à vérifier, puis inscrit ce commentaire dans la tâche :
Réception : certificat reçu dans Meo mardi.
Vérification : Marc avisé.
Vendeur : aucun rappel nécessaire.
Émilie termine sa tâche de suivi. Au retour, Nadia voit ce qui a été reçu et qui reprend la vérification, sans demander à sa collègue de reconstituer l’échange.