Un dossier par mandat, tout au même endroit.
Fini la course aux pièces le jour de la signature.
Vos clients déposent leurs pièces d'identité, titres et certificats dans un portail sécurisé à votre image. Chaque mandat a son dossier, chaque action laisse une trace. Quand un rendez-vous approche, votre étude voit d'un coup d'œil ce qui est reçu et ce qui manque.
Un portail client à votre image
Un lien, un code par courriel ou SMS, et votre client dépose. Aucun compte, aucun mot de passe, aucune app à installer. Hébergé au Québec.
Pas que des documents
Demandez les pièces d'identité, le titre et les certificats, mais aussi les informations du dossier : état civil, bénéficiaires, sources de revenus, notes. Documents et informations sensibles chiffrés dès la saisie.
Prêt pour une inspection de la Chambre
Chaque acte et chaque pièce classés par dossier, horodatés, inaltérables. En cas d'inspection ou de contestation d'un acte, vous exportez le dossier complet en un clic.
Du premier rendez-vous à l'archivage de l'acte.
Quatre moments dans la vie d'un dossier notarial. À chacun, Meo retire une corvée.
- 1
Ouverture du dossier
Ajoutez votre client, vérifiez les conflits d'intérêts, archivez le contrat de services. Un dossier propre dès le premier jour.
- 2
Collecte des pièces et des infos
Demandez les pièces d'identité, le titre, les certificats, mais aussi l'état civil, les bénéficiaires et les notes du dossier. Documents et informations sensibles chiffrés dès la saisie.
- 3
Rédaction et signature
Correspondance, projets d'acte, versions finales : tout reste dans le dossier. Les accès sont limités aux membres de votre étude, chaque action est journalisée.
- 4
Conservation à long terme
Chaque type de document a sa propre durée de conservation. Sauvegardes chiffrées hébergées au Québec. Meo vous alerte avant l'échéance et documente la destruction.
Vos obligations professionnelles + votre portail de conformité Loi 25.
Meo couvre à la fois ce que votre ordre professionnel exige et les tâches Loi 25 que tout le monde repousse.
Chambre des notaires du Québec
- Contenu minimal du dossier : identification du client, contrat de services, services rendus, correspondance, pièces (art. 4 et 10, N-3, r. 17).
- Conservation de 10 ans à compter du dernier service professionnel rendu (art. 20, N-3, r. 17).
- Sauvegardes et contrôle d'accès par mot de passe pour les données informatiques (art. 16, N-3, r. 17).
- Secret professionnel et confidentialité à faire respecter par le personnel (art. 35-40, Code de déontologie N-3, r. 2).
Loi 25
- Analyse IA de votre politique de confidentialité, avec détection automatique de votre responsable.
- Registres pré-remplis : sous-traitants, incidents, demandes de droits, tout guidé étape par étape.
- ÉFVP automatisée pour chaque nouveau sous-traitant, avec modèles de politiques de gouvernance.
- Portail public de conformité généré automatiquement, prêt à partager avec vos clients et auditeurs.