Un dossier par mandat, tout au même endroit.
Fini la chasse aux pièces la veille d'une audience.
Vos clients déposent leurs pièces d'identité, contrats et preuves dans un portail sécurisé à votre image. Chaque mandat a son dossier, chaque action laisse une trace. Quand l'associé principal est en cour, le reste du cabinet retrouve n'importe quelle pièce en un clic.
Un portail client à votre image
Un lien, un code par courriel ou SMS, et votre client dépose. Aucun compte, aucun mot de passe, aucune app à installer. Hébergé au Québec.
Pas que des documents
Demandez les pièces d'identité, les contrats et les preuves, mais aussi les faits du dossier : chronologie, témoins, notes libres. Documents et informations sensibles chiffrés dès la saisie.
Prêt pour une inspection du Barreau ou une plainte
Chaque mandat est documenté, chaque action horodatée. En cas d'inspection professionnelle ou de plainte disciplinaire, vous exportez le dossier complet en un clic.
De l'ouverture du mandat à l'archivage, sans fil de courriels.
Quatre moments dans la vie d'un mandat. À chacun, Meo retire une corvée.
- 1
Ouverture du mandat
Ajoutez votre client, ouvrez un dossier pour le mandat, archivez la vérification des conflits d'intérêts et la lettre d'engagement dès le premier jour.
- 2
Identification et collecte des pièces
Demandez les pièces d'identité, les contrats et les preuves, mais aussi la chronologie et les notes du client. Documents et informations chiffrés dès la saisie, fini les pièces qui transitent par courriel.
- 3
Exécution et confidentialité
Toutes les pièces, correspondances et notes de travail restent dans le dossier du mandat. Les accès sont limités aux membres autorisés de votre cabinet, chaque ouverture est journalisée.
- 4
Fermeture et conservation
Chaque type de document a sa propre durée de conservation. Meo vous alerte avant l'échéance et documente la destruction. Votre dossier reste prêt pour une inspection, aujourd'hui comme dans sept ans.
Vos obligations professionnelles + votre portail de conformité Loi 25.
Meo couvre à la fois ce que votre ordre professionnel exige et les tâches Loi 25 que tout le monde repousse.
Barreau du Québec
- Un dossier par mandat ou contrat de services confié par un client (art. 11, B-1, r. 5).
- Conservation des dossiers fermés pendant au moins 7 ans à compter de la date de fermeture (art. 18, B-1, r. 5).
- Confidentialité de tous les renseignements relatifs aux affaires du client (art. 60, Code de déontologie B-1, r. 3.1).
- Tenue des registres sur support papier ou technologique, à condition de pouvoir en tirer des copies (art. 30, B-1, r. 5).
Loi 25
- Analyse IA de votre politique de confidentialité, avec détection automatique de votre responsable.
- Registres pré-remplis : sous-traitants, incidents, demandes de droits, tout guidé étape par étape.
- ÉFVP automatisée pour chaque nouveau sous-traitant, avec modèles de politiques de gouvernance.
- Portail public de conformité généré automatiquement, prêt à partager avec vos clients et auditeurs.