Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité de 9553-6785 Québec Inc., faisant affaire sous le nom Documents Meo (« meo », « nous ») décrit la manière dont meo recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de son site web et de son logiciel. Elle s’applique aux activités décrites ci-dessous, sous réserve des lois canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Aux fins de cette politique, un renseignement personnel est tout renseignement qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne. Lorsque meo traite les renseignements de visiteurs, de prospects ou de titulaires de compte pour ses propres activités, meo détermine les finalités de ce traitement. Lorsqu’un client téléverse ou gère dans meo des renseignements concernant ses propres clients, employés ou autres personnes, ce client détermine les finalités du traitement et meo traite ces renseignements selon ses instructions et notre Entente de traitement des données. La présente politique ne décrit pas les pratiques de confidentialité propres à chaque client.

Date d’entrée en vigueur : 27 octobre 2026

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec notre responsable :

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous, automatiquement lorsque vous utilisez nos Services, ou auprès d’un client qui utilise meo pour gérer des renseignements selon ses propres instructions, notamment par les moyens suivants :

• La création d’un compte dans le logiciel
• Les documents, formulaires et dossiers qu’un client téléverse ou gère dans meo
• La prise de rendez-vous via notre site web
• Le formulaire de contact et les échanges de soutien, notamment par Intercom
• Le calculateur d’exposition, nos évaluations des pratiques de confidentialité et les demandes de rapport qui y sont associées
• Des témoins, pixels et technologies similaires utilisés sur le site web

Types de renseignements collectés :

• Informations de compte : Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, entreprise
• Contenu géré par les clients : Documents, formulaires et autres renseignements personnels qu’un client téléverse ou gère dans meo
• Demandes et évaluations : Adresse courriel, secteur, réponses, résultats, nombre représentatif de clients et indicateurs opérationnels fournis ou calculés dans nos outils
• Informations de paiement : Traitées par Stripe. Nous ne stockons pas vos données de carte de crédit. Les cartes que vos clients vous confient dans meo sont conservées dans un coffre certifié PCI DSS (voir l’Entente de traitement des données).
• Données techniques et d’utilisation : Adresse IP, navigateur, système d’exploitation, pages visitées, provenance, date et heure, événements d’utilisation, identifiants de témoins ou d’appareil et choix de consentement
• Communications : Nom, coordonnées et contenu des demandes de contact, de vente ou de soutien et des courriels

Nous collectons et utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes :

Nous demandons un consentement valable lorsque la loi l’exige. La forme du consentement dépend notamment de la sensibilité des renseignements, des attentes raisonnables et du contexte. Certains traitements nécessaires à la fourniture des Services, à la sécurité, à la facturation ou autrement permis ou requis par la loi peuvent être effectués sans consentement exprès distinct. L’utilisation des Services ne constitue pas un consentement général à toutes les activités décrites dans cette politique.

Retrait du consentement : Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir en nous contactant à conformite@documeo.ca, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables et d’un préavis raisonnable. Ce retrait peut limiter ou empêcher la fourniture de certains Services.

Mineurs : Nos Services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans. Lorsque la loi applicable exige le consentement ou l’autorisation d’un parent ou d’un tuteur, la personne qui fournit les renseignements doit l’obtenir.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou selon ce qui est requis ou permis par la loi.

L’accès à vos renseignements personnels est strictement limité au personnel autorisé de 9553-6785 Québec Inc. qui en a besoin dans le cadre de ses fonctions. Nous appliquons le principe du moindre privilège : chaque personne n’a accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de ses responsabilités.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Sous-traitants : Nos fournisseurs de services (voir section 8) qui nous aident à fournir les Services, sous réserve des modalités contractuelles et des mesures de protection applicables.
• Analyse et publicité : Des fournisseurs peuvent recevoir des données techniques, d’utilisation ou d’attribution comme décrit à la section 10, y compris selon vos choix de consentement lorsque celui-ci est requis.
• Autorités : Si la loi l’exige, par exemple pour répondre à des citations à comparaître, mandats ou ordonnances judiciaires.
• Transactions commerciales : En cas d’acquisition, de réorganisation ou de financement de notre entreprise, dans le respect des lois applicables.

Les documents gérés par nos clients et les données de l’application sont hébergés chez AWS à Montréal, Canada.

Certains de nos fournisseurs (voir section 8) peuvent traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Lorsqu’un transfert est envisagé :

• Nous mettons en place des mesures contractuelles et de sécurité appropriées selon le service et les renseignements concernés. Consultez notre Entente de traitement des données
• Nous évaluons la nature et la sensibilité des renseignements, la finalité, la destination et les mesures de protection, et réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque la loi l’exige
• Les renseignements traités dans un autre territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire et à des demandes d’accès légalement valides

Pour assurer la sécurité de nos services, les requêtes web transitent par Cloudflare, un réseau de sécurité mondial, qui peut les traiter avant de les acheminer vers notre infrastructure au Québec. Les données restent chiffrées en transit.

Pour voir nos pratiques, nos contrôles en place et soumettre une demande relative à la vie privée, consultez notre portail public de protection de la vie privée.

Pour fournir, sécuriser, soutenir et mesurer nos Services, nous faisons appel à des fournisseurs dans les catégories suivantes : hébergement et infrastructure infonuagique, y compris la reconnaissance de texte et l’analyse automatisée des documents; paiements; courriels et messages texte; sécurité, prévention des abus et surveillance des erreurs; soutien et gestion des demandes; automatisation marketing et prise de rendez-vous; mesure d’audience et publicité, selon vos choix de témoins (section 10).

Chaque fournisseur ne reçoit que les renseignements nécessaires à sa fonction et est lié par une entente écrite. Certains sont situés à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne (section 7).

La liste à jour des sous-traitants qui traitent les données de nos clients, avec leur fonction et leur lieu de traitement, figure à la section 8 de notre Entente de traitement des données. Une documentation plus détaillée sur nos mesures de sécurité et nos fournisseurs est disponible sur demande.

Selon la loi applicable et le contexte, vous pouvez bénéficier des droits suivants. Leur disponibilité, leur portée, leurs conditions et leurs exceptions peuvent varier :

Notre site web utilise des témoins (appelés « cookies » en anglais), des pixels, le stockage local et des technologies similaires pour permettre son fonctionnement, protéger les formulaires, analyser l’utilisation et mesurer l’efficacité de nos communications.

Ces technologies peuvent stocker ou lire des renseignements sur votre appareil, ou transmettre des signaux techniques comme votre adresse IP, la page consultée, des événements d’utilisation et des identifiants de navigateur ou d’appareil.

Vous pouvez modifier vos préférences de témoins à tout moment en cliquant sur le bouton ci-dessous ou via le lien « Gérer les témoins » dans le pied de page du site.

meo n’utilise actuellement aucun processus de décision entièrement automatisé qui produirait des effets juridiques ou significatifs sur les personnes concernées.

Si nous mettions en place un tel processus, nous mettrions cette politique à jour et fournirions les renseignements et mécanismes exigés par la loi applicable.

Nous avons mis en place des mesures physiques, techniques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre la destruction, la perte, les modifications non autorisées, la divulgation et l’accès non autorisé.

Lorsque nous communiquons des renseignements personnels à nos fournisseurs, nous leur imposons des mesures de protection appropriées à la nature des renseignements et au service fourni.

Nous maintenons les registres d’incidents de confidentialité exigés par les lois applicables et évaluons chaque incident selon les seuils de notification pertinents.

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre, par exemple pour refléter de nouvelles lois ou des changements dans la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

En cas de modification importante, nous vous en informerons par courriel ou par un avis dans notre logiciel. La date de la dernière mise à jour et, lorsqu’elle diffère, la date d’entrée en vigueur sont indiquées sur cette page. Les versions remplacées demeurent accessibles dans nos archives.

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels :

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de protection de la vie privée compétente selon la loi applicable.