Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité de 9553-6785 Québec Inc. (« Meo », « nous ») décrit les renseignements personnels que nous recueillons par des moyens technologiques ainsi que vos droits concernant ces renseignements personnels. Les renseignements personnels demeurent en tout temps la propriété de nos clients.

Aux fins de cette politique, un renseignement personnel est tout renseignement qui permet d'identifier, directement ou indirectement, une personne. Cette politique s'applique aux renseignements personnels que nous collectons à travers notre site web ainsi que par notre logiciel Meo (collectivement « Services »).

Date d'entrée en vigueur : 1er mars 2026

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection de la vie privée, vous pouvez à tout moment contacter notre responsable :

Nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous, par les moyens suivants :

• La création d'un compte dans le logiciel
• La prise de rendez-vous via notre site web
• Le formulaire de contact
• Des témoins de connexion (cookies)

Types de renseignements collectés :

• Informations de compte : Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, entreprise
• Documents : Les renseignements personnels pouvant se trouver dans les documents que vous téléversez
• Informations de paiement : Traitées par Stripe — nous ne stockons pas vos données de carte de crédit
• Données techniques : Adresse IP, configuration du navigateur et du système d'exploitation, pages visitées, date et heure de visite
• Communications : Le contenu de vos demandes de support et courriels

Nous collectons et utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes :

Nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement explicite. En utilisant nos Services, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique.

Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à conformite@documeo.ca. Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut limiter ou empêcher la fourniture de certains Services, puisque certaines données sont nécessaires à leur fonctionnement.

Mineurs : Nos Services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans. Pour les mineurs de moins de 14 ans, le consentement d'un parent ou d'un tuteur est requis conformément à la Loi 25.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou selon ce qui est requis ou permis par la loi.

L'accès à vos renseignements personnels est strictement limité au personnel autorisé de 9553-6785 Québec Inc. qui en a besoin dans le cadre de ses fonctions. Nous appliquons le principe du moindre privilège : chaque personne n'a accès qu'aux données nécessaires à l'exercice de ses responsabilités.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Sous-traitants : Nos fournisseurs de services (voir section 8) qui nous aident à fournir les Services, liés par des ententes contractuelles de confidentialité.
• Autorités : Si la loi l'exige, par exemple pour répondre à des citations à comparaître, mandats ou ordonnances judiciaires.
• Transactions commerciales : En cas d'acquisition, de réorganisation ou de financement de notre entreprise, dans le respect des lois applicables.

Vos documents et données de compte sont stockés exclusivement au Québec, dans la région de Montréal, sur l'infrastructure AWS (région ca-central-1).

Certains de nos sous-traitants (voir section 8) peuvent traiter des renseignements personnels en dehors du Québec, notamment aux États-Unis. Dans tous les cas :

• Des ententes de traitement de données (DPA) sont en place avec chaque sous-traitant
• Le niveau de protection est équivalent ou supérieur à celui exigé par les lois québécoises
• Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour chaque transfert

Pour assurer la sécurité de nos services, les requêtes web transitent par Cloudflare, un réseau de sécurité mondial. Cloudflare peut traiter les requêtes à des points de présence en Amérique du Nord avant de les acheminer vers nos serveurs québécois. Toutes les données restent chiffrées en transit (TLS 1.3).

Pour plus de détails sur notre engagement en matière de protection des renseignements personnels, consultez notre page de conformité Loi 25.

Les sous-traitants suivants traitent des renseignements personnels de nos utilisateurs dans le cadre de la fourniture de nos Services. Chacun est lié par une entente de traitement de données.

La documentation détaillée de sécurité, incluant la liste complète de nos fournisseurs de services, est disponible sur demande.

Au Québec, vous bénéficiez de différents droits sur vos renseignements personnels :

Notre site web utilise des témoins (appelés « cookies » en anglais) pour permettre le bon fonctionnement du site, analyser l'utilisation et simplifier la navigation.

Un témoin est un fichier déposé sur votre appareil lors de la consultation de notre site web. Ce fichier conserve des informations en vue d'une prochaine connexion et vous représente par le biais d'un identifiant unique et anonyme.

Vous pouvez modifier vos préférences de témoins à tout moment en cliquant sur le bouton ci-dessous ou via le lien « Gérer les cookies » dans le pied de page du site.

Meo n'utilise actuellement aucun processus de décision entièrement automatisé qui produirait des effets juridiques ou significatifs sur les personnes concernées.

Si nous venions à implémenter de tels processus à l'avenir, nous vous en informerions par une mise à jour de cette politique et vous auriez le droit de vous y opposer ou de demander une révision humaine de la décision, conformément à la Loi 25.

Nous avons mis en place des mesures physiques, techniques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre la destruction, la perte, les modifications non autorisées, la divulgation et l'accès non autorisé.

Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à nos sous-traitants, nous exigeons le même niveau de sécurité de leur part avant tout transfert.

Conformément à la Loi 25, nous maintenons un registre des incidents de confidentialité qui documente tout événement impliquant un accès, une utilisation ou une communication non autorisée de renseignements personnels, ainsi que toute perte de renseignements personnels.

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre, par exemple pour refléter de nouvelles lois ou des changements dans la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

En cas de modification importante, nous vous en informerons par courriel ou par un avis dans notre logiciel. La date de la dernière mise à jour est toujours indiquée en haut de cette page. Toute modification entre en vigueur à la date de la mise à jour.

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels :

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou par téléphone au 1-888-528-7741.