Questions fréquentes

Meo est une plateforme québécoise qui regroupe la gestion des contacts, les demandes de documents, les signatures électroniques et la conformité Loi 25 dans un seul outil. Vos clients déposent leurs documents par un portail sécurisé à votre image, et vous suivez tout depuis un tableau de bord centralisé. L'ensemble est hébergé au Québec.

Aux entreprises de services québécoises qui collectent des documents et des renseignements personnels : notaires, comptables CPA, avocats, courtiers immobiliers et hypothécaires, concessionnaires automobiles, agences de voyages et bien d'autres. Meo fonctionne autant pour un travailleur autonome que pour une organisation multi-succursales grâce aux espaces de travail.

Oui, complètement. Meo est d'abord un drive sécurisé à part entière : vous pouvez y organiser tous les documents de votre entreprise et l'utiliser comme seul outil de stockage, sans rien d'autre. La différence, c'est tout ce qui s'ajoute pour le travail avec vos clients : demandes structurées avec rappels automatiques, suivi en temps réel, détection IA des documents sensibles, signatures électroniques, journal d'audit et conformité Loi 25 intégrée. Et vos données sont hébergées au Québec.

Oui. Glissez-déposez des dossiers complets dans votre drive Meo (la structure et les sous-dossiers sont préservés) ou utilisez l'option « Importer un dossier ». Chaque fichier peut atteindre 50 Go, et vous importez jusqu'à 1 000 fichiers par lot, répétable autant de fois que nécessaire. Pour vos contacts, l'import en lot CSV ou Excel ajoute jusqu'à 5 000 fiches à la fois.

Pour la majorité des entreprises de services québécoises, oui. Meo couvre la gestion des contacts (responsable assigné, statuts, notes internes avec rappels, informations chiffrées), l'échange de documents, les signatures et la conformité Loi 25. Si vous faites de l'automatisation marketing avancée, un outil dédié peut compléter Meo, mais sur le quotidien client, Meo suffit.

Un espace de travail correspond à un bureau, une succursale ou une équipe. Chaque espace a ses propres contacts, dossiers et accès : un employé ne voit que les espaces auxquels il est rattaché. Les modèles définis au niveau de l'organisation se propagent à chaque espace, en version modifiable ou verrouillée. C'est le modèle idéal pour les franchises et les organisations multi-sites.

Pas besoin d'application : Meo fonctionne entièrement dans le navigateur, autant pour vous que pour vos clients. Sur mobile, vos clients peuvent photographier leurs documents directement avec l'appareil photo de leur téléphone pour les déposer.

Oui. Meo est une entreprise québécoise : le support se fait en français, par clavardage directement dans l'application ou depuis notre page contact.

Non. Vos clients reçoivent un lien et se connectent avec un code de vérification à usage unique envoyé par courriel ou par SMS. Aucun compte à créer, aucun mot de passe à retenir, aucune application à installer.

Votre client reçoit un lien par courriel ou SMS. À l'ouverture, un code de vérification lui est envoyé automatiquement. Il arrive ensuite sur un portail à votre image (votre nom et votre logo), où il dépose ses documents, remplit les informations demandées et signe au besoin. Il voit aussi la liste de ce qu'il a déjà soumis.

Rien. Les contacts sont illimités sur tous les forfaits et l'accès au portail est gratuit pour vos clients. Aucuns frais par demande, par client ou par signature.

Vous renvoyez le lien en un clic depuis la fiche du contact, par courriel ou par SMS. Comme il n'y a pas de mot de passe, il n'y a rien à réinitialiser : un nouveau code de vérification est envoyé à chaque connexion.

Non, le portail est pensé pour ça. Pas de compte, pas de mot de passe, pas d'application à installer : votre client clique sur un lien et entre un code reçu par courriel ou SMS. Sur téléphone, il peut photographier ses documents directement. Et si un client préfère vous remettre ses documents autrement, vous pouvez les déposer à sa place dans son dossier.

Oui, sur tous les forfaits, en quantité illimitée et sans frais par envoi. L'identité du signataire est vérifiée par code unique (courriel ou SMS) et chaque étape est consignée au journal d'audit avec horodatage. Vous pouvez faire signer plusieurs signataires sur un même document, dans l'ordre de votre choix : l'un après l'autre (signature séquentielle) ou tous en même temps. Pas besoin d'un abonnement DocuSign séparé.

Oui. Meo offre des modèles de demandes, de documents, d'informations et de signatures. Vous les définissez une fois au niveau de l'organisation et ils se propagent à chacun de vos espaces de travail, en version modifiable ou verrouillée selon votre choix.

Chaque document peut porter une date d'échéance. Meo envoie un résumé hebdomadaire des documents déjà expirés, de ceux qui expirent dans les 7 prochains jours et de ceux qui expirent dans les 30 prochains jours. Chaque membre de l'équipe choisit s'il souhaite recevoir ces rappels.

Chaque fichier peut atteindre 50 Go au téléversement. Pour récupérer plusieurs documents d'un coup, Meo les regroupe dans un fichier ZIP : jusqu'à 10 Go ou 10 000 fichiers par téléchargement. Au-delà, vous téléchargez un sous-dossier à la fois.

Oui. La Loi 25 s'applique à toutes les entreprises privées du Québec, peu importe leur taille. Il n'existe aucune exemption fondée sur le nombre d'employés ou le chiffre d'affaires. La majorité des obligations sont en vigueur depuis septembre 2023, et le droit à la portabilité depuis septembre 2024.

La loi prévoit deux niveaux de sanctions : les sanctions administratives peuvent atteindre 10 millions $ ou 2 % du chiffre d'affaires mondial (art. 90.12), et les sanctions pénales 25 millions $ ou 4 % (art. 91). Une personne peut aussi obtenir des dommages-intérêts punitifs d'au moins 1 000 $ si un tribunal conclut à une atteinte intentionnelle ou à une faute lourde (art. 93.1).

Le portail de conformité vous guide étape par étape : désignation du responsable de la protection des renseignements personnels, analyse de votre politique de confidentialité par IA, registres des incidents, des demandes de droits et des sous-traitants, et suivi de votre progression sous forme de score. Au quotidien, Meo capte le consentement, journalise les accès, permet l'anonymisation en un clic et l'export des données d'un client pour la portabilité.

Une fois votre parcours de conformité complété, vous publiez une page publique à votre nom où vos clients consultent vos pratiques et soumettent leurs demandes de droits (accès, rectification, retrait, etc.). Chaque demande est consignée automatiquement dans votre registre interne et votre responsable est notifié, pour répondre dans le délai de 30 jours prévu par la loi (art. 32).

La Loi 25 exige de détruire ou d'anonymiser les renseignements personnels une fois la finalité de la collecte accomplie (art. 23), sous réserve des délais prévus par d'autres lois : 6 ans pour les documents fiscaux, par exemple. Le registre des incidents de confidentialité doit quant à lui être conservé au moins 5 ans. Meo suit les dates d'échéance de vos documents et vous les rappelle chaque semaine.

Toutes les données primaires (base de données, fichiers, sauvegardes) résident au Québec, dans la région AWS de Montréal (ca-central-1). Les rares sous-traitants établis hors Canada (paiement, envoi de courriels) ne reçoivent que le minimum nécessaire à leur fonction et sont documentés dans notre entente de traitement des données.

Plusieurs couches : chiffrement AES-256 au repos et TLS en transit, chiffrement applicatif supplémentaire (AES-256-GCM, clé distincte par espace) pour les informations sensibles comme les cartes et les NIP, empreinte SHA-256 sur chaque fichier pour en garantir l'intégrité, vérification en deux étapes offerte, alertes de connexion depuis un nouvel appareil, pare-feu Cloudflare et journal d'audit complet. Notre infrastructure fait aussi l'objet de tests d'intrusion indépendants.

Dès qu'un document est déposé, l'IA l'analyse pour repérer les pièces d'identité et les renseignements sensibles (permis de conduire, passeport, carte d'assurance maladie, etc.). Les aperçus des documents sensibles sont automatiquement floutés pour protéger les renseignements qu'ils contiennent. Le traitement est éphémère et se fait au Canada : les fichiers temporaires sont supprimés immédiatement après l'analyse et l'IA ne conserve aucune donnée.

Non. Meo applique quatre rôles (propriétaire, administrateur, éditeur, lecteur) avec des permissions granulaires. Les informations sensibles d'un contact sont protégées par une permission distincte, et chaque employé n'accède qu'aux espaces de travail auxquels il est rattaché. C'est le principe d'accès minimal exigé par la Loi 25 (art. 20).

Vous restez propriétaire de vos données et pouvez les exporter en tout temps. À la fin de votre contrat, vous disposez de 30 jours pour tout télécharger depuis votre tableau de bord; les données en production sont ensuite supprimées dans un délai de 60 jours et les sauvegardes purgées dans un délai de 90 jours, tel que prévu dans notre entente de traitement des données.

Trois forfaits : Solo à 35 $/mois (1 utilisateur, 1 espace, 10 Go), Équipe à 89 $/mois (utilisateurs illimités, 10 espaces, 50 Go) et Entreprise à 249 $/mois (utilisateurs illimités, 20 espaces, 200 Go). Un forfait Sur mesure est offert sur devis. La facturation annuelle donne droit à un rabais de 20 %. Au besoin, ajoutez un espace de travail (20 $/mois) ou 50 Go de stockage (10 $/mois).

Solo si vous travaillez seul : tout y est, incluant les signatures illimitées et la conformité Loi 25 complète. Équipe dès que vous êtes plusieurs ou que vous voulez cloisonner vos dossiers par espace de travail. Entreprise pour les organisations multi-sites qui ont besoin de plus d'espaces et de stockage. Sur mesure pour l'authentification unique (SSO), une structure de gouvernance particulière ou un accompagnement dédié. Dans le doute, commencez l'essai gratuit : vous pourrez changer de forfait en tout temps.

Ça dépend de qui doit voir quoi. Dans Meo, les utilisateurs au niveau de l'organisation ont par défaut accès à l'ensemble des espaces de travail. Si vos succursales appartiennent à une même entreprise et que la direction peut légitimement consulter tous les dossiers, le forfait Entreprise convient. Par contre, si vous regroupez des professionnels indépendants qui partagent bureaux et outils mais dont les clients sont distincts (un regroupement de courtiers, par exemple), la direction ne devrait pas voir les dossiers de chacun : la Loi 25 limite l'accès aux personnes pour qui c'est nécessaire. Dans ce cas, contactez-nous pour un forfait Sur mesure adapté à votre structure.

Oui, 30 jours avec toutes les fonctionnalités, sans carte de crédit. À la fin de l'essai, vous choisissez votre forfait. Si vous ne poursuivez pas, votre compte passe en mode lecture seule : vous ne perdez aucune donnée.

Environ 5 minutes pour créer votre compte, téléverser votre logo et envoyer votre première demande. L'import en lot (CSV ou Excel, jusqu'à 5 000 contacts par lot, avec détection des doublons) permet ensuite de migrer vos contacts existants en quelques minutes. Aucune installation : tout se passe dans votre navigateur.

Oui, en tout temps depuis votre compte. Lors d'un changement, Meo vérifie que votre utilisation actuelle (espaces de travail, stockage) reste couverte par le nouveau forfait, pour éviter toute mauvaise surprise.