Le client a envoyé « T4.pdf ». Vous l’ouvrez : ce n’est pas la bonne année. Avec Meo, demandez seulement la pièce à corriger et confiez sa vérification à une collègue. Les autres documents restent dans le dossier client; personne n’a à recommencer la collecte.
Une nouvelle demande pour le bon T4
Dans cet exemple fictif, vous préparez un dossier 2025, mais le T4 reçu porte l’année 2024. Créez une nouvelle demande Meo avec un seul élément : « T4 2025 ». Les documents déjà reçus restent classés sous la première demande, dans le même dossier client.
Envoyez le nouveau lien : le portail de la demande précédente peut être fermé si elle est terminée. Le client accède à la nouvelle demande avec son lien et son code, sans créer de compte. Voici un message à adapter :
Bonjour, merci pour votre envoi. Le T4 reçu porte l’année 2024. Pour votre dossier 2025, nous avons besoin du T4 de 2025. Je vous envoie une nouvelle demande Meo pour cette pièce. Merci de la déposer par ce nouveau lien. Vous n’avez pas à renvoyer les autres documents.
La personne qui reprend le dossier sait quoi vérifier
Créez une tâche liée au client, intitulée « Recevoir et vérifier le T4 2025 », et attribuez-la à Anaïs. Ajoutez ce commentaire interne pour lui passer le relais :
T4 2024 reçu pour le dossier 2025. Nouvelle demande « T4 2025 » envoyée au client. Anaïs : ouvrir le T4 reçu dans cette nouvelle demande et vérifier l’année avant de terminer la tâche.
Ce commentaire reste dans l’équipe. Anaïs retrouve le document reçu sous la nouvelle demande, l’ouvre et vérifie qu’il s’agit bien du T4 2025. Elle termine alors la tâche. La pièce attendue est vérifiée, et la préparation du dossier peut reprendre.