Vos dossiers grossissent. Quels documents faut-il encore garder? Meo repère les documents dont l’échéance de conservation approche. Vous avez des fichiers précis à revoir, au lieu de parcourir tous vos anciens dossiers.Meo vous aide à repérer le moment de décider : l’échéance se calcule au dépôt selon la durée définie pour le type de document, puis le résumé hebdomadaire signale les échéances à surveiller.
Le courriel indique le nombre de documents échus et ceux qui arrivent à échéance dans les 7 ou 30 prochains jours. Vous ouvrez Meo pour examiner les fichiers concernés, prolonger ceux qui servent encore et retirer ceux que vous n’avez plus à conserver après vérification.
Le brouillon sert encore à répondre au client
Dans cet exemple fictif, Nadia retrouve un brouillon de maquette proche de son échéance dans le dossier Atelier. Le client pose encore une question sur cette version. Le document reste utile au travail en cours.
| Après examen | Décision dans Meo |
|---|---|
| Le document sert encore | Prolonger son échéance |
| Le document n’a plus à être conservé | Le déplacer à la corbeille |
La suppression automatique s’active par espace
Par défaut, Meo ne supprime pas automatiquement les documents échus. Vous examinez les fichiers et choisissez la suite.
Un administrateur peut activer la suppression automatique pour un espace. Les documents admissibles dont l’échéance est dépassée passent alors à la corbeille dans tout cet espace, pas seulement les brouillons. Ils restent récupérables pendant 30 jours avant leur suppression définitive.
Prolongez le fichier qui en a besoin
La date se calcule au dépôt. Modifier la durée d’un type de document s’applique aux prochains dépôts; les fichiers déjà reçus gardent leur date. Pour le brouillon d’Atelier, Nadia prolonge donc l’échéance de ce document directement.
Elle choisit une nouvelle date adaptée au travail restant. Le brouillon reste disponible pour répondre au client, avec une nouvelle échéance de conservation dans Meo.