Votre équipe doit savoir si le client a fourni un renseignement sensible. Elle n’a pas forcément besoin de le lire. Avec Meo, une coordonnatrice peut suivre la réception pendant qu’un technicien autorisé révèle la réponse au moment de l’utiliser.
Chaque réponse à un bloc d’information est chiffrée avant son enregistrement et reste masquée. La permission de la révéler s’attribue par rôle, et chaque révélation est inscrite au journal d’activité. Votre équipe peut donc faire le suivi sans transférer le renseignement sensible par courriel.
Indiquez au client où transmettre la réponse
Dans cet exemple fictif, une agence doit intervenir sur un site de test. Le fournisseur ne permet pas de créer un accès individuel pour le technicien; le client doit donc transmettre le mot de passe du compte de maintenance. Voici l’instruction à joindre à la demande Meo :
Pour intervenir sur votre site de test, nous avons besoin du mot de passe du compte de maintenance. Saisissez-le dans la demande Meo, sans l’inscrire en réponse à ce courriel. Nous n’avons pas besoin de vos accès à la messagerie ni à la facturation.
La coordonnatrice suit la réception, le technicien intervient
Configurez les rôles selon cette répartition : le rôle du technicien a la permission de voir les renseignements sensibles; celui de la coordonnatrice ne l’a pas. Cette permission s’applique aux membres du rôle, plutôt qu’à une seule personne choisie pour cette réponse.
La coordonnatrice voit que la réponse est reçue, mais ne peut pas la révéler. Elle passe le relais avec un message interne qui indique où la trouver :
Accès au site de test reçu dans Meo. Vous pouvez reprendre l’intervention; le mot de passe se trouve dans la réponse du client.
Le technicien autorisé ouvre la réponse et la révèle lorsqu’il en a besoin. L’action est consignée au journal. Le mot de passe n’a pas à être copié dans la tâche ou dans le message de suivi.
Terminez l’intervention et fermez l’accès
À la fin du mandat, le propriétaire du compte change le mot de passe ou retire l’accès chez le fournisseur. Dans Meo, la règle de conservation du bloc rend la réponse impossible à révéler à son échéance, puis l’efface. Cet effacement ne désactive pas l’accès externe et n’efface pas les copies qui auraient été faites ailleurs.
L’intervention terminée, la coordonnatrice demande au client de confirmer que l’accès a été fermé. Elle a suivi le travail du début à la fin sans avoir à lire ni à transférer le mot de passe.