Combien d’espaces créer
Un espace regroupe ses propres contacts, documents, demandes et tâches. Les personnes qui ont accès à un espace travaillent avec tout ce qu’il contient, selon leur rôle. Les autres ne le voient pas. Le nombre d’espaces dépend donc d’une seule question : qui doit voir les clients de qui?
Ce qu’un espace sépare
Section titled “Ce qu’un espace sépare”- Le contenu : les pages Accueil, Contacts, Documents, Demandes et Tâches affichent seulement l’espace choisi.
- Les accès : une personne qui a accès à certains espaces seulement ne voit pas les autres.
- L’image de marque : chaque espace a son nom public, son logo et ses coordonnées. Vos clients voient le nom public et le logo sur le portail client et dans les courriels de cet espace.
Deux façons de donner accès
Section titled “Deux façons de donner accès”- Un utilisateur qui a l’accès à l’organisation voit tous les espaces, actuels et futurs.
- Pour tous les autres, l’accès se donne espace par espace, avec une case à cocher qui s’active ou se retire en quelques secondes.
Par exemple, une conseillère part en vacances. La propriétaire coche son espace pour le collègue qui prend le relais : il a accès à ses clients dès que la case est cochée. Au retour de la conseillère, elle décoche la case. Voir Changer un utilisateur d’espace.
Un exemple par secteur
Section titled “Un exemple par secteur”Un cabinet comptable compte quatre comptables, et chacun suit ses propres clients. Le cabinet crée un espace par comptable, tous sous le même nom public et le même logo : les clients voient le même cabinet, peu importe leur comptable. La propriétaire a la portée Organisation et voit les quatre espaces. L’adjointe, qui prépare les dossiers de tout le monde, a aussi la portée Organisation.
Une firme de planification financière compte deux équipes de trois conseillers, une à Montréal et une à Laval. Dans chaque équipe, les conseillers se relaient auprès des mêmes clients. La firme crée un espace par équipe, « Équipe Montréal » et « Équipe Laval » : chaque conseiller voit tous les clients de son équipe, mais pas ceux de l’autre. Un espace interne « Conformité » garde les documents de la firme, et seules la propriétaire et la responsable de la conformité y ont accès.
Un cabinet de courtage en assurance de dommages a deux équipes : l’une sert les particuliers, l’autre les entreprises. Dans chaque équipe, les courtiers partagent les mêmes clients pour les soumissions et les renouvellements. Le cabinet crée un espace par équipe, « Particuliers » et « Entreprises ». Une courtière qui travaille avec les deux équipes a accès aux deux espaces.
Une agence de voyages compte cinq conseillères en voyages, chacune avec sa propre clientèle. L’agence crée un espace par conseillère, tous sous le nom et le logo de l’agence. La propriétaire a la portée Organisation et suit tous les dossiers. Un espace interne « Comptabilité » garde les documents comptables de l’agence : seules la propriétaire et la commis comptable y ont accès.
Une étude compte trois notaires, chacun avec sa propre clientèle. L’étude crée un espace par notaire, sous le nom et le logo de l’étude, et un espace interne « Ressources humaines » que seule la notaire propriétaire voit. Les deux techniciennes juridiques préparent les dossiers des trois notaires. Comme l’espace « Ressources humaines » doit rester privé, elles ont la portée Espace, avec les trois espaces des notaires cochés.
Avant de créer vos espaces
Section titled “Avant de créer vos espaces”- Faites la liste de votre équipe et de ses clients. Qui partage des clients avec qui?
- Certains clients doivent-ils voir un autre nom ou un autre logo? Prévoyez un espace par marque.
- meo ne fusionne pas deux espaces. Fixez votre structure avant d’ajouter vos clients. Les accès, eux, se modifient en tout temps.
- Votre forfait compte les espaces. Si vous atteignez la limite, meo vous propose d’en ajouter un.
Questions fréquentes
Section titled “Questions fréquentes”- Un espace correspond-il à un utilisateur?
- Les membres d’un même espace voient-ils tout son contenu?
- Pouvez-vous fusionner deux espaces?
- Pouvez-vous utiliser un espace pour les documents internes de vos employés?