Choisir qui est avisé et dans quelle langue

Chaque personne d’une demande reçoit sa propre invitation, avec son propre lien, dans sa langue. De votre côté, la personne qui a créé la demande et les collègues qui la suivent sont avisés de ce que fait votre client.

Toutes les personnes de la carte Participants reçoivent une invitation qui liste seulement ce qui leur est assigné sous Assigné à. Une personne à qui rien n’est assigné ne reçoit rien. Quand les signatures se font L’une après l’autre, chaque signataire est avisé quand vient son tour.

Les canaux choisis s’appliquent à chaque personne : elle reçoit le courriel si Courriel est activé et qu’elle a une adresse courriel, et le SMS si SMS est activé et qu’elle a un numéro de téléphone.

1. Composez la demande, puis cliquez sur Continuer pour passer à l’étape Envoi.

2. Dans la carte Invitation initiale, laissez Courriel activé, et activez SMS au besoin. Sous chaque canal, meo affiche le courriel ou le numéro de la personne au dossier de la demande; Aucune adresse courriel ou Aucun numéro de téléphone désactive le canal.

   Pour recevoir une copie cachée de l’invitation, activez Me mettre en Cci. La carte Rappels automatiques offre le même choix pour les rappels.

   

3. Fermée, la carte Langue des communications résume les langues à côté de son titre, par exemple « Français et English ». Cliquez sur Personnaliser : la carte s’ouvre sur une ligne par personne. Choisissez Français ou English à côté de chacune. Ce choix est enregistré sur le contact et sert à ses prochaines demandes.

   

4. Cliquez sur Continuer. À l’étape Confirmation, vérifiez ce que chaque personne reçoit, puis cliquez sur Envoyer.

Sans courriel ni SMS, meo n’envoie rien : copiez le lien sécurisé de chaque personne après la création et transmettez-le vous-même.

meo écrit à chaque personne dans la langue de son contact. Sur la fiche du contact, onglet Aperçu, la carte Langue de communication affiche Par défaut de l’espace, Français ou English.

Par défaut, un contact suit la Langue de communication de l’espace, dans les Paramètres de l’espace, onglet Général. Un nouvel espace part de la Langue de communication par défaut de l’organisation. Le portail et le code de connexion de votre client suivent la même langue.

Les avis sur ce que fait votre client, comme un dépôt, une signature ou une demande complétée, partent par courriel aux personnes qui suivent la demande. La personne qui crée une demande la suit automatiquement, et un collègue peut la suivre aussi : voir Suivre une demande créée par un collègue. Les autres utilisateurs de l’espace ne sont pas avisés de cette demande.

Chaque utilisateur choisit ses courriels dans Paramètres, section Compte, page Notifications : Documents reçus, Signatures reçues, Demandes complétées, Collectes fermées à l’échéance et Récapitulatif quotidien des tâches sont activés par défaut. Le résumé hebdomadaire des échéances, Documents expirant, ne peut pas être désactivé : il affiche Toujours actifs. Ces choix valent pour tous vos espaces. Enregistrer les préférences reste grisé tant qu’aucun interrupteur n’a changé : modifiez vos choix, puis cliquez dessus.

Dans la demande et dans la liste des demandes, chaque personne affiche En attente, puis Notifié dès que son invitation part.

• Qui reçoit les notifications quand votre client dépose des documents?
• Sous quel nom vos clients reçoivent-ils les courriels de meo?
• Pouvez-vous recevoir une copie des demandes envoyées à vos clients?
• Comment vos clients reçoivent-ils les rappels?

• Comprendre la séquence de courriels et de rappels
• Suivre une demande créée par un collègue
• Envoyer une demande à un client