Questions fréquentes

Dans l’organisation, si toute votre équipe doit s’en servir. Dans un espace, s’il sert seulement aux personnes de cet espace.

Paramètres affiche deux sections, chacune avec son Catalogue : Espace en haut, pour l’espace choisi, et Organisation en bas. Un modèle de demande créé dans le catalogue de l’organisation est offert dans tous vos espaces, y compris ceux créés plus tard. Dans chaque espace, il porte un cadenas : il se modifie seulement dans l’organisation, mais Copier en fait une version propre à l’espace. Un modèle de demande créé dans un espace reste dans cet espace.

Dans le doute, choisissez l’organisation : vous le tenez à jour à un seul endroit. Voir Créer un modèle de demande.

Une phrase qui dit pourquoi vous recueillez ces renseignements, par exemple « Vérification fiscale annuelle » ou « Ouverture de votre dossier ». Votre client la lit dans son consentement, comme objet de la collecte.

Ce n’est pas un message au client : vos consignes vont dans les instructions. Le motif est obligatoire pour envoyer une demande. Inscrivez-le une fois dans un modèle de demande, et chaque demande créée à partir de celui-ci le reprend.

Oui. Le modèle de demande préremplit la demande, et tout reste modifiable avant l’envoi : le titre, les instructions, le motif, l’échéance et les rappels. Vous pouvez aussi ajouter ou retirer des éléments, ou les rendre requis ou facultatifs.

Pour les éléments venus du modèle de demande, la conservation, les formats acceptés, le contenu des déclarations et les questions des blocs d’information suivent le modèle de demande. Pour les changer, modifiez le modèle de demande lui-même.

Vos changements dans la demande ne touchent jamais le modèle de demande.

Un élément est une seule chose que vous demandez ou remettez à votre client. Un modèle de demande est une demande complète et préremplie, qui assemble plusieurs éléments.

Le catalogue offre cinq sortes d’éléments : Type de document (le client téléverse un fichier), Bloc d’information (il répond à des questions), Déclaration (il accepte un texte), Document à signer (il signe un PDF) et Document remis (il télécharge un fichier).

Le modèle de demande ajoute à ses éléments le motif, les instructions, l’échéance proposée, la fin de la collecte et les rappels. Il vous manque un élément? Créez-le pendant que vous bâtissez le modèle de demande. Voir Créer un modèle de demande.

Tout dépend de ce que fait votre client :

• Type de document : il téléverse un fichier, par exemple un permis de conduire ou un spécimen de chèque. Vous choisissez les formats acceptés et la conservation.
• Bloc d’information : il répond à des questions dans un formulaire, par exemple ses coordonnées ou le nom de son comptable.
• Document à signer : vous téléversez un PDF et placez les champs; il le signe en ligne.

Le catalogue compte aussi la Déclaration, un texte que votre client accepte sans signature, et le Document remis, un fichier que vous lui transmettez.

Le propriétaire et les administrateurs. Eux seuls voient Catalogue dans Paramètres.

Un modèle de demande de l’organisation se modifie dans le catalogue de l’organisation, donc par le propriétaire et les administrateurs de l’organisation. Un modèle de demande d’un espace peut aussi être modifié par les administrateurs de cet espace.

Les éditeurs ne modifient pas les modèles de demande, mais ils s’en servent pour créer leurs demandes. Les lecteurs ne créent pas de demandes.

Archivez-le. Il n’est plus offert pour vos prochaines demandes, et les demandes déjà envoyées ne changent pas.

• Modèle de demande : dans Paramètres, Catalogue, onglet Modèles de demande, ouvrez le menu ⋮ de sa ligne, cliquez sur Archiver et confirmez.
• Élément : cliquez sur Gérer les éléments, ouvrez le menu ⋮ de sa ligne, cliquez sur Désactiver et confirmez. Les modèles de demande qui le contiennent le gardent.

Sous la liste, Voir les modèles de demande archivés ou Voir les éléments archivés permet de les Réactiver. Les éléments fournis par meo ne s’archivent pas.

Oui. À l’inscription, le domaine d’activité que vous choisissez ajoute des modèles de demande prêts à utiliser au catalogue de votre organisation. Utilisez-les tels quels ou modifiez-les.

Le catalogue meo offre aussi des types de documents, des blocs d’information et des déclarations prêts à ajouter, en français et en anglais, marqués Fourni par Meo. Vous les trouvez avec Ajouter un élément quand vous composez une demande ou un modèle de demande.

Oui, dans le portail client. Une adresse Web complète, qui commence par https:// ou http://, devient un lien cliquable dans les instructions de la demande et dans celles de chaque élément. Écrivez-la au complet, par exemple https://www.exemple.ca/guide.

Une déclaration a ses propres champs, Adresse du lien externe et Libellé du lien externe : votre client voit un lien qui porte le libellé choisi.

Vous pouvez coller un long texte, mais pas sa mise en forme. Les instructions s’affichent en texte simple : les retours à la ligne sont conservés, le gras, l’italique et les titres ne le sont pas.

Pour un long texte que votre client doit lire et accepter, comme des conditions ou une politique, utilisez plutôt une Déclaration. Son Contenu présenté au contact accepte jusqu’à 10 000 caractères, et votre client répond par Confirmer la lecture, Accepter ou refuser ou Oui ou non. Vous pouvez aussi y joindre un lien vers le texte complet.

Non, pas la liste des questions. Le bloc Coordonnées du contact est fourni par meo : il ne se modifie pas dans le catalogue, et sa copie dans une demande ou un modèle de demande garde toutes ses questions.

Les réponses de votre client à ce bloc mettent à jour la fiche de son contact; un courriel ou un téléphone déjà inscrit reste tel quel.

Non, si vous partez d’un modèle de demande. Il garde le motif, les instructions, les éléments, l’échéance proposée et les rappels. Choisissez-le sous Partir d’un modèle de demande, dans la carte Titre et instructions : la demande est préremplie, et vous ajustez seulement ce qui change pour ce client.

Pour en créer un rapidement, cliquez sur Sauvegarder comme modèle de demande après l’envoi d’une demande. Voir Réutiliser une demande pour vos prochains clients.

À deux endroits, tous deux facultatifs :

• Instructions de la demande, dans la carte Titre et instructions : votre message pour toute la demande, envoyé par courriel et affiché dans le portail.
• Instructions d’un élément, dans ses Paramètres : une consigne précise affichée sur cet élément dans le portail, par exemple « Les deux côtés de la carte ».

Dans un modèle de demande, vous les écrivez une fois et elles reviennent à chaque demande.

Le bloc d’information Personnes additionnelles, fourni par meo, recueille les renseignements d’autres personnes liées au dossier de votre client, par exemple un conjoint ou un enfant. Votre client en ajoute autant que nécessaire et, pour chacune, inscrit son rôle, son nom, sa date de naissance, ses coordonnées et son adresse.

Pour une seule information précise, comme le nom du comptable de votre client, créez plutôt votre propre bloc d’information avec une seule question. Voir Créer une question personnalisée à faire remplir par votre client.

Quand vous ajoutez un élément, la liste réunit deux sources : votre catalogue et le catalogue meo. Un élément du même nom peut exister dans les deux. Ceux de meo portent l’étiquette Fourni par Meo; les vôtres, Organisation ou Espace. Une copie faite avec Copier porte aussi le nom de l’original, suivi de « (copie) ».

Pour n’en garder qu’un, désactivez votre version en trop dans Gérer les éléments. Les éléments fournis par meo restent offerts.

Vérifiez d’abord ce que meo exige : au moins un élément à l’étape Contenu, puis un Nom du modèle de demande et une Échéance proposée à l’étape Valeurs. Le bouton Continuer reste inactif tant qu’il en manque un.

Si meo indique que le modèle de demande a été modifié ailleurs, une autre personne l’a enregistré pendant votre travail. Fermez-le, rouvrez-le et refaites vos changements.

Si « Erreur lors de la sauvegarde » s’affiche encore, écrivez-nous en nommant le modèle de demande. Voir Comment joindre le soutien de meo?

Il indique à votre client combien de fichiers vous attendez pour un document, par exemple 3 pour trois années d’avis de cotisation. Votre client peut toujours en déposer plusieurs, quelle que soit la quantité; au-delà de 1, le portail affiche « Quantité attendue : 3 ».

Réglez-la dans les Paramètres du document, dans une demande ou un modèle de demande, de 1 à 100. Précisez aussi votre attente dans ses instructions, par exemple « Avis de cotisation des trois dernières années ».

Non. Un type de document, comme Permis de conduire ou Avis de cotisation, est un élément réutilisable de votre catalogue : il n’appartient à aucun client. Ajoutez-le aux demandes de tous vos clients; chaque demande en garde sa propre copie.

Ce qui est propre à chaque client, ce sont les fichiers qu’il téléverse en réponse à votre demande.