Signaler un incident de confidentialité touchant un client

Le Registre des incidents réunit chaque incident de confidentialité touchant les renseignements personnels de vos clients : ce qui s’est passé, le risque, les mesures prises et les avis donnés. Un courriel envoyé à la mauvaise personne ou un document perdu en sont des exemples.

• Le registre doit être activé, voir Configurer les outils de vie privée.
• Toute personne de votre équipe peut signaler un incident et voit ses propres signalements. Les propriétaires et administrateurs de l’organisation voient, modifient et ferment tous les incidents.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Vie privée, puis sur la carte Incidents. Cliquez sur Signaler un incident.

2. Sous Que s’est-il passé?, inscrivez la Date de l’incident, la Date de découverte et la Description, qui sont obligatoires. Ajoutez au besoin les Types de renseignements touchés, par exemple « nom, courriel », et les Personnes touchées (estimé).

3. Choisissez le Niveau de risque : Faible, Moyen ou Sérieux, selon le préjudice possible pour les personnes. Pour un incident sérieux, meo affiche Vérifier les avis nécessaires : évaluez rapidement qui doit être avisé.

   

4. Décrivez les Mesures prises et les Mesures préventives, laissez le Statut à Ouvert, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour un incident Sérieux, la colonne Notifications du registre affiche 0/1. Cliquez dessus : la fenêtre Aviser les personnes touchées propose un avis rédigé à partir de l’incident. Remplacez [Nom du responsable], [Courriel] et [Téléphone], cliquez sur Copier le texte, puis envoyez l’avis vous-même. Revenez ensuite cliquer sur Marquer comme notifié : meo note la date. meo n’envoie aucun avis à votre place.

L’incident est consigné dans le registre. Tant qu’il est ouvert, il s’affiche à l’Accueil, sous À régler maintenant. Pour le fermer, cliquez sur sa ligne, choisissez Fermé, puis cliquez sur Mettre à jour.

• meo suffit-il à rendre votre organisation conforme?
• La conformité se gère-t-elle au niveau de l’organisation ou de chaque espace?
• Comment vous protéger d’un employé qui partirait avec des données?

• Consigner une demande d’accès ou de suppression
• Ajouter un fournisseur au registre
• Configurer les outils de vie privée