Questions fréquentes

Oui, si vous n’avez pas encore de compte meo. Cliquez sur le bouton du courriel d’invitation, puis sur Créer mon compte. Entrez votre nom et un mot de passe, ou inscrivez-vous avec Google ou Microsoft. Avec un mot de passe, entrez ensuite le code à 6 chiffres reçu par courriel. meo vous ramène à l’invitation : cliquez sur Accepter l’invitation.

Si vous avez déjà un compte meo avec ce courriel, cliquez plutôt sur Se connecter, puis acceptez l’invitation. Si meo affiche « Vous avez une invitation en attente », cliquez sur Voir mon invitation. L’invitation est valide trois jours. Voir Ce que voit la personne invitée.

Le Nom public est celui que voient vos clients; le Nom interne est visible seulement par votre équipe. Le nom public s’affiche sur le portail client et dans les courriels de l’espace.

Le nom interne sert à distinguer vos espaces quand plusieurs portent le même nom public, par exemple un espace par conseillère sous le nom de la firme. Quand vous avez accès à deux espaces ou plus, le menu des espaces affiche le nom interne en premier.

Pour les modifier, ouvrez les Paramètres de l’espace : onglet Général pour le Nom interne (affiché dès que votre organisation compte deux espaces), onglet Image de marque pour le Nom public, avec le logo et les coordonnées de l’espace.

Un espace est une zone de travail de votre organisation, avec ses propres contacts, documents, demandes et tâches. Il a aussi son image de marque : vos clients voient son nom public et son logo sur le portail client et dans les courriels de cet espace.

Seules les personnes qui ont accès à un espace le voient. Selon votre façon de travailler, un espace correspond à une personne, à une équipe, à une marque ou à un usage interne. Voir Combien d’espaces créer.

L’organisation est votre compte meo; les espaces sont les zones de travail qu’elle regroupe. Vos contacts, documents et demandes se trouvent toujours dans un espace.

L’organisation porte ce qui est commun : les utilisateurs, la facturation, le Catalogue offert dans tous vos espaces et le profil proposé à chaque nouvel espace. Un utilisateur a accès à toute l’organisation, donc à tous ses espaces, ou seulement à certains espaces. L’accès à l’organisation va au propriétaire et à la personne qui assiste tout le monde, comme une adjointe; les autres ont accès à leurs espaces. Voir Accès à l’organisation ou accès à un espace.

Non. Une personne qui a accès à certains espaces seulement voit uniquement ceux-là : leurs contacts, leurs documents et leurs demandes. Les autres espaces n’apparaissent pas dans son menu des espaces. Si elle a accès à un seul espace, le menu des espaces ne s’affiche pas du tout.

Seule une personne qui a la portée Organisation voit tous les espaces, y compris ceux créés plus tard. Pour donner un autre espace à quelqu’un, voir Changer un utilisateur d’espace.

Non. Un espace est une zone de travail qui contient des contacts, des documents et des demandes. Un utilisateur est une personne de votre équipe, avec son propre compte.

Vous donnez à chaque utilisateur l’accès à un ou plusieurs espaces, et plusieurs utilisateurs peuvent travailler dans le même espace. Beaucoup de firmes créent un espace par personne, mais c’est un choix d’organisation, pas une obligation. Voir Combien d’espaces créer.

Elles permettent à vos clients de joindre votre firme. Le courriel de l’espace s’affiche sous son nom public sur le portail client.

Ce courriel sert aussi d’adresse de réponse. Quand un client répond au courriel d’une demande, sa réponse va à la personne qui a créé la demande; si cette personne n’a plus accès à l’espace, elle va au courriel de l’espace.

Ce courriel n’invite personne et ne donne aucun accès à meo. Les coordonnées sont facultatives. Modifiez-les dans l’onglet Image de marque des paramètres de l’espace, puis vérifiez le résultat avec Aperçu du portail.

Oui. Les personnes qui ont accès à un espace partagent ses contacts, ses documents et ses demandes. Ce que chacune peut faire dépend de son rôle : un lecteur consulte et télécharge les documents, un éditeur crée et modifie, un administrateur gère aussi les membres et les paramètres de l’espace.

Pour que deux personnes ne voient pas les clients l’une de l’autre, placez-les dans des espaces différents. Voir Combien d’espaces créer.

Le propriétaire et les administrateurs de l’organisation. Un administrateur d’espace gère les membres et les paramètres de son espace, mais ne peut pas créer d’autres espaces.

Si vous n’avez pas ce droit, le bouton Nouvel espace et le + du menu des espaces ne s’affichent pas. Voir Créer un espace.

Vous retirez son accès et son travail reste dans meo. Dans Paramètres, page Utilisateurs de l’organisation, ouvrez le menu ⋮ de sa ligne, cliquez sur Supprimer, puis confirmez en tapant son courriel. La personne perd aussitôt l’accès.

Les contacts, documents et demandes de son espace restent en place. S’il avait son propre espace, cochez cet espace pour un collègue : voir Changer un utilisateur d’espace. Les réponses de clients aux demandes qu’il avait créées vont alors au courriel de l’espace, s’il y en a un.

Oui. Chaque personne a son propre compte et, avec le rôle Éditeur ou Administrateur dans un espace, elle crée et envoie des demandes dans cet espace. Quand un client répond au courriel d’une demande, sa réponse va à la personne qui l’a créée.

Les modèles de demande du Catalogue de l’organisation sont offerts dans tous vos espaces : chacun peut les réutiliser. Pour que chaque personne travaille avec ses propres clients, donnez-lui son propre espace. Voir Combien d’espaces créer.

meo compte quatre rôles. Le Propriétaire est unique et a tous les droits; lui seul nomme les administrateurs et peut transférer son rôle. L’Administrateur gère les membres et les paramètres de l’organisation ou de son espace, selon sa portée. L’Éditeur crée et modifie les contacts, documents et demandes. Le Lecteur consulte seulement.

Chacun gère seulement les utilisateurs dont le rôle est inférieur au sien. Le détail par portée se trouve dans Accès à l’organisation ou accès à un espace.

Non. Un utilisateur a un seul rôle. Ce rôle s’applique à l’organisation, ou à chacun des espaces auxquels il a accès, actuels et futurs : il n’y a pas de rôle par espace.

Par exemple, un éditeur qui a accès aux espaces Julie et Marc est éditeur dans les deux. Si vous lui donnez accès à un troisième espace, il y est aussi éditeur. Voir Les rôles.

Renvoyez-la. Une invitation est valide trois jours. Dans Paramètres, page Utilisateurs, l’invitation apparaît en haut de la liste avec la mention Expirée.

Ouvrez son menu ⋮ et cliquez sur Renvoyer l’invitation. Votre collègue reçoit un nouveau courriel, valide trois jours. Prévenez-le pour qu’il l’accepte à temps. Pour retirer l’invitation, choisissez plutôt Annuler l’invitation.

Non, meo ne fusionne pas deux espaces. Chaque espace garde ses propres contacts, documents et demandes.

Pour qu’une équipe travaille dans les deux espaces, cochez les deux pour chaque personne concernée dans la page Utilisateurs de l’organisation; vous pourrez retirer un accès plus tard d’une case à décocher. Fixez votre structure avant d’ajouter vos clients. Voir Combien d’espaces créer et Changer un utilisateur d’espace.

Oui, avec un espace par marque. Chaque espace a son propre nom public, son logo et ses coordonnées. Vos clients voient le nom public et le logo sur le portail client et dans les courriels envoyés depuis cet espace.

À la création de l’espace, choisissez Personnaliser cet espace. Pour un espace existant, modifiez l’onglet Image de marque de ses paramètres. Voir Créer un espace.

Oui. Créez un espace interne, par exemple « Ressources humaines », et donnez-y accès seulement aux personnes qui gèrent ces documents.

Les autres employés doivent avoir la portée Espace, limitée à leurs propres espaces : une personne qui a la portée Organisation voit tous les espaces, y compris celui-ci. Voir Combien d’espaces créer.

Ouvrez Paramètres de l’espace, onglet Général. Dans la Zone de danger, cliquez sur Désactiver l’espace. meo affiche ce que l’espace contient; cliquez sur Continuer, cochez la case de confirmation, tapez le nom de l’espace, puis cliquez sur Je comprends, supprimer cet espace.

La suppression est irréversible : tous les documents de l’espace, y compris ceux de la corbeille, sont supprimés définitivement, et ses utilisateurs perdent leur accès à l’espace. Téléchargez d’abord ce que vous voulez garder.

Seuls le propriétaire et les administrateurs de l’organisation peuvent supprimer un espace, et l’organisation doit en garder au moins un. Un espace supplémentaire libéré cesse d’être facturé au prochain renouvellement.

Le propriétaire le transfère à une personne déjà administrateur de l’organisation. Ouvrez Paramètres de l’organisation, page Général. Dans la carte Rôle de propriétaire, cliquez sur Transférer le rôle de propriétaire, choisissez le Nouveau propriétaire, cliquez sur Vérifier le transfert, saisissez son courriel, puis confirmez.

Le transfert est immédiat. Cette personne devient l’unique propriétaire et le contact principal du compte et de la facturation; vous devenez administrateur et gardez l’accès à la facturation. L’abonnement ne change pas. Vous ne pouvez pas annuler le transfert : seul le nouveau propriétaire peut vous rendre le rôle.

Sans administrateur, donnez d’abord ce rôle à un collègue. Voir Accès à l’organisation ou accès à un espace.