Publier votre portail public de confidentialité

Le portail public de confidentialité est une page à votre nom, à l’adresse app.documeo.ca/conformite/ suivie du nom que vous choisissez. Vos clients y trouvent votre responsable de la protection des renseignements personnels, le lien vers votre politique de confidentialité et un formulaire pour vous transmettre une demande, sans créer de compte.

Vous devez être propriétaire ou administrateur de l’organisation. La carte Portail public de confidentialité propose Activer une fois la configuration complétée : votre responsable nommé et ses coordonnées publiées, votre politique analysée avec ses huit sujets abordés, vos politiques internes de gouvernance documentées et vos trois registres activés. Voir Configurer les outils de vie privée.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Vie privée. Au bas de la page, sur la carte Portail public de confidentialité, cliquez sur Activer.

   

2. Sous Adresse du portail, vérifiez le nom proposé après /conformite/. Il compte au moins 3 caractères : lettres minuscules, chiffres et tirets.

   

3. Vérifiez le Nom et logo affichés. Ils viennent de votre organisation : pour les changer, cliquez sur Modifier, qui ouvre les paramètres de l’organisation.

4. Cliquez sur Activer le portail.

meo affiche « Portail publié ». La carte porte la mention Actif et montre l’adresse de votre portail.

Cliquez sur Gérer, puis sur l’icône de copie à côté de l’adresse. Ajoutez ce lien sur votre site web, près de votre politique de confidentialité, et partout où vos clients cherchent à vous joindre au sujet de leurs renseignements. Voir le portail ouvre la page comme vos clients la voient.

• Votre nom et votre logo, et votre responsable avec son titre et son courriel, sous Personne-ressource en matière de confidentialité.
• Les six types de demandes : accès, rectification, suppression, retrait du consentement, portabilité et désindexation.
• Le bouton Transmettre une demande. Votre client inscrit son Nom complet, son Courriel, le Type de demande et, au besoin, des Détails, puis clique sur Envoyer la demande.
• Le lien vers votre politique de confidentialité, sous Documents : c’est l’adresse que vous avez fait analyser.

Le nom, le logo et le responsable sont lus dans meo à chaque visite : si vous changez de responsable, le portail affiche le nouveau.

Elle s’ajoute au Registre des demandes, dans Demandes et droits, avec le statut En attente. Votre responsable, le propriétaire et les administrateurs de l’organisation reçoivent le courriel « Nouvelle demande de droits », avec le bouton Voir la demande. Ouvrez la demande, traitez-la, puis changez son statut pour Complété ou Refusé. Un refus demande un motif.

Cliquez sur Gérer. Changez l’Adresse du portail et cliquez sur Mettre à jour : les liens vers l’ancienne adresse cessent de fonctionner. Désactiver retire la page; vous pouvez la réactiver plus tard.

• Comment répondre à un client qui veut obtenir ou effacer ses renseignements?
• meo suffit-il à rendre votre organisation conforme?

• Configurer les outils de vie privée
• Questions fréquentes sur la sécurité et la vie privée